Dos planos, una sola lista de invitados
Es la separación que evita el error más caro: duplicar la lista. Cuando ceremonia y banquete se llevan en dos archivos, los cambios de última hora se aplican en uno y no en el otro, y el resultado es una silla de más en la ceremonia y una de menos en la mesa.
Lo correcto es tratar los dos espacios como dos montajes del mismo evento. La ceremonia normalmente no necesita asignación nominal —salvo las dos primeras filas—, así que basta con el número; el banquete sí la necesita. Pero el número de invitados es uno solo y debe salir del mismo sitio.
El tiempo entre espacios
Mover a 120 personas de un jardín a un salón no es cuestión de andar: es cuestión de que la gente se dispersa. Entre el final de la ceremonia y el momento en que el último invitado está sentado a la mesa pasan, en una boda normal, entre 75 y 105 minutos, y de esos solo diez son de desplazamiento.
El resto es fotos de familia, cóctel y el rato en que nadie quiere entrar porque se está bien fuera. Conviene planificarlo con ese número y no con el de andar, porque es el que determina cuánto dura el cóctel y, por tanto, cuánta comida y cuánta gente hay que poner ahí.
Qué se monta antes y qué durante el cóctel
El salón se monta antes en su mayor parte: mesas, mantelería, cubertería y cristalería. Lo que se hace durante el cóctel es lo que no aguanta esperar —hielo, pan, mantequilla, primeros fríos si los hay— y los ajustes que dependan de cómo haya ido la ceremonia.
Lo que nunca debería quedar para ese rato es mover mesas. Noventa minutos parecen mucho hasta que la ceremonia se retrasa veinte, y entonces el equipo está colocando una mesa mientras los invitados entran.
Accesibilidad: el recorrido completo
La accesibilidad de una boda en dos espacios no se resuelve mirando cada espacio por separado, sino el recorrido entero: aparcamiento, acceso a la ceremonia, camino hasta el cóctel, entrada al salón y baño accesible desde los dos sitios.
El punto que más se olvida es el terreno entre espacios. Un camino de grava o césped que se cruza sin pensarlo es intransitable con una silla de ruedas y difícil con tacones, y la solución —una pasarela, un desvío por el lateral— hay que decidirla antes, no el mismo día.
Lluvia: el plan B se dibuja antes
Toda finca con ceremonia exterior tiene un plan B, y en la mayoría vive en la cabeza del maître: «si llueve la hacemos en el salón, apartamos las mesas del fondo». Eso no es un plan, es una intención.
Un plan B dibujado responde tres preguntas que la intención no responde: cuántas sillas caben de verdad, cuánto se tarda en pasar de un montaje a otro, y a partir de qué hora ya no da tiempo. Con esas tres respuestas escritas, la decisión de las once de la mañana se toma en dos minutos en vez de en veinte.