Dos plànols, una sola llista de convidats
És la separació que evita l’error més car: duplicar la llista. Quan cerimònia i banquet es porten en dos fitxers, els canvis d’última hora s’apliquen en un i no en l’altre, i el resultat és una cadira de més a la cerimònia i una de menys a la taula.
El correcte és tractar els dos espais com dos muntatges del mateix esdeveniment. La cerimònia normalment no necessita assignació nominal —tret de les dues primeres fileres—, així que n’hi ha prou amb el número; el banquet sí que la necessita. Però el nombre de convidats és un de sol i ha de sortir del mateix lloc.
El temps entre espais
Moure 120 persones d’un jardí a un saló no és qüestió de caminar: és qüestió que la gent es dispersa. Entre el final de la cerimònia i el moment en què l’últim convidat és assegut a taula passen, en un casament normal, entre 75 i 105 minuts, i d’aquests només deu són de desplaçament.
La resta són fotos de família, còctel i l’estona en què ningú vol entrar perquè s’hi està bé a fora. Convé planificar-ho amb aquell número i no amb el de caminar, perquè és el que determina quant dura el còctel i, per tant, quant menjar i quanta gent s’hi ha de posar.
Què es munta abans i què durant el còctel
El saló es munta abans en la seva major part: taules, roba de taula, coberteria i cristalleria. El que es fa durant el còctel és el que no aguanta esperar —gel, pa, mantega, primers freds si n’hi ha— i els ajustos que depenguin de com hagi anat la cerimònia.
El que mai hauria de quedar per a aquella estona és moure taules. Noranta minuts semblen molt fins que la cerimònia s’endarrereix vint, i llavors l’equip està col·locant una taula mentre els convidats entren.
Accessibilitat: el recorregut sencer
L’accessibilitat d’un casament en dos espais no es resol mirant cada espai per separat, sinó el recorregut sencer: aparcament, accés a la cerimònia, camí fins al còctel, entrada al saló i bany accessible des dels dos llocs.
El punt que més s’oblida és el terreny entre espais. Un camí de grava o gespa que es creua sense pensar-hi és intransitable amb una cadira de rodes i difícil amb talons, i la solució —una passarel·la, un desviament pel lateral— s’ha de decidir abans, no el mateix dia.
Pluja: el pla B es dibuixa abans
Tota finca amb cerimònia exterior té un pla B, i en la majoria viu al cap del maître: «si plou la fem al saló, apartem les taules del fons». Això no és un pla, és una intenció.
Un pla B dibuixat respon tres preguntes que la intenció no respon: quantes cadires hi caben de debò, quant es triga a passar d’un muntatge a l’altre, i a partir de quina hora ja no hi ha temps. Amb aquestes tres respostes escrites, la decisió de les onze del matí es pren en dos minuts en comptes de vint.