La visita tècnica: què mesurar i què fotografiar

Mesurar són cinc minuts amb un mesurador làser: llarg, ample, alçada lliure i les portes. Fotografiar és el que salva l’esdeveniment tres setmanes després, quan cal recordar per on entrava el carro i ningú se’n recorda.

Les fotos que serveixen no són les boniques. Són: l’accés des del carrer, la porta d’entrada amb alguna referència al costat, el quadre elèctric, cada columna, les sortides d’emergència i la zona on es pugui muntar l’office. Sis fotos i un dibuix amb quatre números caben en un mòbil i valen per mitja hora de trucades.

El que mai no diuen del lloc

Hi ha una llista curta de coses que no apareixen a cap fitxa comercial d’espai i que apareixen totes el dia del muntatge.

  • La potència disponible. Un bufet calent amb tres chafing i una cafetera es planta en diversos quilowatts, i moltes sales polivalents tenen un sol circuit útil.
  • Els esglaons. Tres esglaons sense rampa entre la descàrrega i la sala multipliquen per dos el temps d’entrada de material.
  • L’alçada de la porta. És el que decideix si hi entra un carro carregat o s’ha de descarregar a fora.
  • L’hora real d’accés. La que diu el contracte i la que dóna el conserge solen no coincidir, i la que mana és la segona.
  • On es llença l’aigua i on va la brossa. Si no es pregunta, apareix a les dues de la matinada.

Dibuixar la sala en deu minuts amb quatre mides

No cal cap aixecament d’arquitecte. Un rectangle amb les mides reals, les columnes col·locades i les portes marcades és suficient per col·locar taules i calcular l’aforament amb pas de servei, que és la pregunta que s’ha de contestar.

La precisió que importa és a les columnes i a les portes, no als decimals de la paret. Una columna mal col·locada mou dues taules; un centímetre de més al llarg de la sala no en mou cap.

Què acordar per escrit amb la propietat

Quatre coses, i totes quatre caben en un correu: hora d’accés per al muntatge, hora límit de desmuntatge, quin mobiliari propi de la sala es pot fer servir i qui respon dels desperfectes.

La tercera és la que més discussions genera. «Les taules de la sala estan disponibles» pot voler dir que estan apilades en un magatzem al qual s’ha d’anar amb una clau que té algú que aquell dia festeja.

Desar-la per a la propera vegada

Un càtering que treballa en sales alienes torna a les mateixes sales. Desar el plànol mesurat, amb les seves fotos i les seves notes, converteix la segona vegada en un esdeveniment sense visita tècnica i amb l’aforament ja calculat.

Als dos anys, aquell arxiu de sales és un actiu comercial: permet contestar «sí, conec aquell espai, hi caben 90 amb pas de servei» al mateix correu en què ho pregunten.