Cap enrere des de l’hora del còctel

És l’única manera que el cronograma serveixi per decidir. Construït cap endavant —«entrem a les vuit, a veure fins on arribem»— el marge desapareix sempre al mateix lloc: al final, quan ja no es pot recuperar.

Cap enrere, cada tasca té una hora límit i es veu de seguida quina és la que no hi cap. Si el repàs final ha de començar a les 13:00 i les flors no entren fins a les 12:30, hi ha un problema que es resol el dilluns amb una trucada, no el dissabte al migdia.

L’ordre que no es pot canviar

Quatre passos, i cadascun es recolza en l’anterior. Saltar-se’ls no accelera: obliga a desfer.

  • Taules i cadires primer, i a la seva posició definitiva. Vestir una taula que després s’ha de moure és llençar quinze minuts.
  • Roba de taula després, amb la taula ja anivellada. Un moletó col·locat sobre una taula que coixeja es nota a la caiguda i s’ha de refer.
  • Coberteria, cristalleria i minutes sobre les estovalles posades. És el pas més lent i el que més gent admet en paral·lel.
  • Flors i decoració al final, perquè són el més fràgil i el que més destorba tot l’anterior.

Qui entra i quan: proveïdors externs

Floristeria, so, il·luminació, fotomató i de vegades un músic. Cadascun creu que el seu muntatge és el que mana, i tots volen entrar aviat perquè aviat hi ha lloc.

La regla que funciona: els proveïdors entren quan toca la seva tasca, no quan els va bé. I se’ls dóna una hora concreta per escrit, amb la sala en l’estat que trobaran. Un florista que arriba a les nou amb les taules sense vestir destorba dues hores i després ha de tornar.

El punt de no retorn

És quan es vesteix la primera taula. Abans d’això, moure una taula és empènyer-la; després, cal retirar les estovalles, moure-la entre dues o tres persones, anivellar-la i tornar-la a vestir. Vint minuts i tres persones per taula, amb el rellotge corrent.

Per això el replanteig de les vuit del matí no és cap formalitat: és l’última oportunitat barata de comprovar que el plànol quadra amb la sala. Deu minuts amb el metre i el plànol imprès estalvien l’escenari de les onze, quan ja hi ha vint taules vestides i algú descobreix que pel pas central no hi cap el carro.

Els papers que porta cadascú

Tres documents i no més. El cap de sala porta el plànol complet amb la numeració i el full de muntatge. Cada persona de l’equip de muntatge porta el full de la seva zona: quines taules són seves i quantes cadires van a cadascuna. Cuina porta la part amb els totals per menú i els requeriments per taula i cadira.

Tots amb l’hora d’impressió visible. És el que evita que algú estigui treballant amb la versió de dijous, que és l’error que més vegades acaba amb dues persones dretes a les tres de la tarda.