Hacia atrás desde la hora del cóctel

Es la única forma de que el cronograma sirva para decidir. Construido hacia delante —«entramos a las ocho, a ver hasta dónde llegamos»— el margen desaparece siempre en el mismo sitio: al final, cuando ya no se puede recuperar.

Hacia atrás, cada tarea tiene una hora límite y se ve enseguida cuál es la que no cabe. Si el repaso final tiene que empezar a las 13:00 y las flores no entran hasta las 12:30, hay un problema que se resuelve el lunes con una llamada, no el sábado a mediodía.

El orden que no se puede cambiar

Cuatro pasos, y cada uno apoya en el anterior. Saltárselos no acelera: obliga a deshacer.

  • Mesas y sillas primero, y en su posición definitiva. Vestir una mesa que después hay que mover es tirar quince minutos.
  • Mantelería después, con la mesa ya nivelada. Un muletón colocado sobre una mesa que cojea se nota en la caída y hay que rehacerlo.
  • Cubertería, cristalería y minutas sobre el mantel puesto. Es el paso más lento y el que más gente admite en paralelo.
  • Flores y decoración al final, porque son lo más frágil y lo que más estorba a todo lo anterior.

Quién entra y cuándo: proveedores externos

Floristería, sonido, iluminación, fotomatón y a veces un músico. Cada uno cree que su montaje es el que manda, y todos quieren entrar temprano porque temprano hay sitio.

La regla que funciona: los proveedores entran cuando su tarea toca, no cuando les va bien. Y se les da una hora concreta por escrito, con la sala en el estado que van a encontrar. Un florista que llega a las nueve con las mesas sin vestir estorba dos horas y después tiene que volver.

El punto de no retorno

Es cuando se viste la primera mesa. Antes de eso, mover una mesa es empujarla; después, hay que retirar el mantel, moverla entre dos o tres personas, nivelarla y volver a vestirla. Veinte minutos y tres personas por mesa, con el reloj corriendo.

Por eso el replanteo de las ocho de la mañana no es una formalidad: es la última oportunidad barata de comprobar que el plano cuadra con la sala. Diez minutos con el metro y el plano impreso ahorran el escenario de las once, cuando ya hay veinte mesas vestidas y alguien descubre que por el paso central no cabe el carro.

Los papeles que lleva cada uno

Tres documentos y no más. El jefe de sala lleva el plano completo con la numeración y la hoja de montaje. Cada persona del equipo de montaje lleva la hoja de su zona: qué mesas son suyas y cuántas sillas van en cada una. Cocina lleva el parte con los totales por menú y los requerimientos por mesa y silla.

Todos con la hora de impresión visible. Es lo que evita que alguien esté trabajando con la versión del jueves, que es el error que más veces acaba en dos personas de pie a las tres de la tarde.