La visita técnica: qué medir y qué fotografiar

Medir son cinco minutos con un medidor láser: largo, ancho, altura libre y las puertas. Fotografiar es lo que salva el evento tres semanas después, cuando hay que recordar por dónde entraba el carro y nadie se acuerda.

Las fotos que sirven no son las bonitas. Son: el acceso desde la calle, la puerta de entrada con algo de referencia al lado, el cuadro eléctrico, cada columna, las salidas de emergencia y la zona donde se pueda montar el office. Seis fotos y un dibujo con cuatro números caben en un móvil y valen por media hora de llamadas.

Lo que nunca dicen del sitio

Hay una lista corta de cosas que no aparecen en ninguna ficha comercial de espacio y que aparecen todas el día del montaje.

  • La potencia disponible. Un buffet caliente con tres chafing y una cafetera se planta en varios kilovatios, y muchas salas polivalentes tienen un solo circuito útil.
  • Los escalones. Tres escalones sin rampa entre la descarga y la sala multiplican por dos el tiempo de entrada de material.
  • La altura de la puerta. Es lo que decide si entra un carro cargado o hay que descargarlo fuera.
  • La hora real de acceso. La que dice el contrato y la que da el conserje suelen no coincidir, y la que manda es la segunda.
  • Dónde se tira el agua y dónde va la basura. Si no se pregunta, aparece a las dos de la mañana.

Dibujar la sala en diez minutos con cuatro medidas

No hace falta un levantamiento de arquitecto. Un rectángulo con las medidas reales, las columnas colocadas y las puertas marcadas es suficiente para colocar mesas y calcular el aforo con paso de servicio, que es la pregunta que hay que contestar.

La precisión que importa está en las columnas y en las puertas, no en los decimales de la pared. Una columna mal colocada mueve dos mesas; un centímetro de más en el largo de la sala no mueve ninguna.

Qué acordar por escrito con la propiedad

Cuatro cosas, y las cuatro caben en un correo: hora de acceso para montaje, hora límite de desmontaje, qué mobiliario propio de la sala se puede usar y quién responde de los desperfectos.

La tercera es la que más discusiones genera. «Las mesas de la sala están disponibles» puede significar que están apiladas en un almacén al que hay que ir con una llave que tiene alguien que ese día libra.

Guardarla para la próxima vez

Un catering que trabaja en salas ajenas vuelve a las mismas salas. Guardar el plano medido, con sus fotos y sus notas, convierte la segunda vez en un evento sin visita técnica y con el aforo ya calculado.

A los dos años, ese archivo de salas es un activo comercial: permite contestar «sí, conozco ese espacio, caben 90 con paso de servicio» en el mismo correo en que lo preguntan.