Qué es montaje base y qué es extra

El montaje base es lo que hace falta para servir el banquete contratado: mesas, sillas, mantelería, servicio, y la pista si es parte de la oferta. Todo lo demás es extra, aunque el cliente lo dé por supuesto.

La distinción no es de precio, es de espacio. Un extra no solo cuesta montarlo: ocupa una superficie que ya no está disponible para comensales, y esa es la parte que nunca aparece en la conversación hasta que es tarde.

Los cuatro que casi nadie cobra

Aparecen en casi todas las bodas y en casi ningún presupuesto. No es que se regalen: es que se dan por hechos, y cuando se montan ya no hay conversación posible.

  • La mesa de regalos. Parece nada y necesita su sitio junto a la entrada, con paso alrededor.
  • El photocall. Nueve o doce metros cuadrados y, sobre todo, un lugar donde se forme cola sin cortar el paso de servicio.
  • El rincón dulce. Ocupa poco y necesita mucho: enchufe, una mesa larga y espacio para que se agolpe gente en un momento concreto.
  • La zona de niños. Es la que más superficie se lleva y la que más agradecen los clientes que la tienen, precisamente porque casi nadie la ofrece.

Cómo justificar el precio con el plano

Enseñando los dos planos: el montaje con el extra y el montaje sin él, con el aforo de cada uno. La diferencia entre 150 y 138 comensales explica el precio mejor que cualquier tarifa, y sobre todo lo convierte en una decisión del cliente en vez de una imposición de la finca.

Cuando el aforo no cambia porque la sala va holgada, el argumento es el otro: montaje, material y personal. También se enseña, y también se cobra, pero conviene no mezclar los dos motivos en la misma frase.

Extras que cambian el aforo: decirlo antes

Es la única regla verdaderamente importante de todo esto. Si el cliente ha contratado 150 comensales y después pide photocall, zona de niños y escenario, hay que decirle en ese momento que el aforo baja a 130, no dos semanas antes del evento.

La conversación es incómoda una vez y es imposible después, cuando ya hay 150 invitados confirmados. Y la única forma de tenerla con seguridad es haber calculado el aforo del montaje con el extra dentro, sobre el plano.

Cómo se refleja en el contrato

Con una línea por extra que diga tres cosas: qué es, qué superficie ocupa y si modifica el aforo máximo. La superficie parece un detalle técnico innecesario y es lo que evita la discusión de «yo pensaba que el photocall era más grande».

Y una frase general que conviene tener escrita: el aforo comprometido corresponde al montaje descrito, y cualquier elemento añadido puede reducirlo. Es media línea y cubre todos los extras que aparezcan después.