Lo que cambia el montaje en el coste
Tres cosas, y ninguna es el menú. El personal, que es la partida grande y depende de los recorridos. El tiempo de montaje y desmontaje, que depende de cuántos elementos hay. Y el material de alquiler, que depende del tipo de mesa y del número de piezas por comensal.
La consecuencia práctica es que el precio por comensal no es un número de la finca: es un número del montaje. Ofrecer el mismo precio para redondas y para imperiales significa que uno de los dos está mal calculado.
Redondas frente a imperiales
Las redondas de diez son el montaje más eficiente de servir que existe en banquete: un camarero cubre una mesa entera desde un solo recorrido perimetral, y el reparto de platos es simétrico. Es la razón por la que se han impuesto, no la estética.
Las imperiales son más vistosas y más caras de servir. El servicio se hace por los dos lados, hay que sincronizar a dos personas por tramo y el recorrido total es más largo. Para el mismo número de comensales, lo habitual es sumar una persona por cada cien.
Cóctel: menos sillas, más personal
El cóctel parece barato porque no lleva mantelería ni cubertería completa, y sale más caro de lo que la gente calcula. La comida circula en vez de estar quieta, así que el personal no para: en un banquete hay picos y valles; en un cóctel es un solo pico de dos horas.
Y el número de personas no depende tanto de los invitados como de los puntos de servicio. Un cóctel de 200 personas en un solo espacio con dos barras necesita menos gente que uno de 150 repartido en jardín, terraza y salón.
El coste de un aforo apurado
Es el más invisible de todos y el que más margen se come. Cuando la sala va justa, el paso de servicio baja de noventa a sesenta centímetros y los camareros dejan de cruzarse: cada viaje tarda más, el servicio se alarga y hay que sumar personal para llegar a los mismos tiempos.
Puesto en números, un montaje apurado sube el coste de servir entre un 8 % y un 15 % respecto al mismo número de comensales en una sala holgada. Es dinero que se pierde en el evento donde más se ha vendido, que es lo que hace que la cuenta nunca cuadre del todo.
Cómo se llega al precio con el plano delante
Con tres datos que el plano da directamente: cuántos comensales caben con paso libre, qué tipo de mesa se ha usado y cuánto hay del office a la mesa más lejana. Con esos tres se calcula el personal, y el personal es la mitad del coste de sala.
La ventaja de hacerlo así no es la precisión: es que el precio se puede explicar. Un cliente que pregunta por qué las imperiales cuestan más recibe una respuesta concreta en vez de un «es que dan más trabajo».