Què és muntatge base i què és extra

El muntatge base és el que cal per servir el banquet contractat: taules, cadires, roba de taula, servei, i la pista si forma part de l’oferta. Tota la resta és extra, encara que el client ho doni per suposat.

La distinció no és de preu, és d’espai. Un extra no només costa muntar-lo: ocupa una superfície que ja no està disponible per a comensals, i aquesta és la part que mai apareix a la conversa fins que és tard.

Els quatre que gairebé ningú cobra

Apareixen a gairebé tots els casaments i a gairebé cap pressupost. No és que es regalin: és que es donen per fets, i quan es munten ja no hi ha conversa possible.

  • La taula de regals. Sembla res i necessita el seu lloc al costat de l’entrada, amb pas al voltant.
  • El photocall. Nou o dotze metres quadrats i, sobretot, un lloc on es formi cua sense tallar el pas de servei.
  • El racó dolç. Ocupa poc i necessita molt: endoll, una taula llarga i espai perquè s’hi amuntegui gent en un moment concret.
  • La zona de nens. És la que més superfície s’emporta i la que més agraeixen els clients que la tenen, precisament perquè gairebé ningú l’ofereix.

Com justificar el preu amb el plànol

Ensenyant els dos plànols: el muntatge amb l’extra i el muntatge sense, amb l’aforament de cadascun. La diferència entre 150 i 138 comensals explica el preu millor que qualsevol tarifa, i sobretot el converteix en una decisió del client en comptes d’una imposició de la finca.

Quan l’aforament no canvia perquè la sala va folgada, l’argument és l’altre: muntatge, material i personal. També s’ensenya, i també es cobra, però convé no barrejar els dos motius a la mateixa frase.

Extres que canvien l’aforament: dir-ho abans

És l’única regla veritablement important de tot això. Si el client ha contractat 150 comensals i després demana photocall, zona de nens i escenari, se li ha de dir en aquell moment que l’aforament baixa a 130, no dues setmanes abans de l’esdeveniment.

La conversa és incòmoda una vegada i és impossible després, quan ja hi ha 150 convidats confirmats. I l’única manera de tenir-la amb seguretat és haver calculat l’aforament del muntatge amb l’extra a dins, sobre el plànol.

Com es reflecteix al contracte

Amb una línia per extra que digui tres coses: què és, quina superfície ocupa i si modifica l’aforament màxim. La superfície sembla un detall tècnic innecessari i és el que evita la discussió de «jo pensava que el photocall era més gran».

I una frase general que convé tenir escrita: l’aforament compromès correspon al muntatge descrit, i qualsevol element afegit el pot reduir. És mitja línia i cobreix tots els extres que apareguin després.