Inventario real, no el del año pasado
El inventario de febrero casi nunca coincide con el de septiembre, y la diferencia no está apuntada en ninguna parte: se rompieron cuatro sillas en la última boda, se prestaron dos mesas altas a un evento de la casa y no volvieron, y hay tres manteles con una quemadura.
La cuenta que importa no es el total: es cuántas mesas de cada tipo hay disponibles a la vez. Un montaje de veinte redondas con dieciocho mesas en el almacén no es un montaje, es un problema pendiente de descubrir.
Revisar las medidas de la sala
Las salas cambian. Una obra de invierno, un armario nuevo junto a la puerta del office, una barra fija que se instaló en noviembre, una rampa de accesibilidad. Cada una de esas cosas mueve el aforo real y ninguna aparece en el plano si nadie lo actualiza.
La revisión es media hora con un medidor: contrastar largo y ancho, comprobar que las puertas siguen donde estaban y añadir los obstáculos nuevos. Es la tarea más barata de toda la lista y la que evita el error más grave, que es vender la temporada con un aforo que ya no es cierto.
Actualizar los montajes habituales
Con el inventario y las medidas nuevas delante, cada montaje habitual se vuelve a validar. Puede que el de veinte redondas ya no quepa por la barra nueva, o que ahora sí quepa uno más porque se quitó un armario.
Es también el momento de limpiar el catálogo: las plantillas que no se usaron ni una vez la temporada pasada sobran, y lo que se montó tres veces improvisando merece una plantilla propia.
Menús, alérgenos y equipo
Los menús de temporada traen platos nuevos, y cada plato nuevo trae su ficha de alérgenos. Es la revisión que más se aplaza y la que peor sienta que falte: el primer evento con el menú nuevo es el que llega con una alergia que nadie había mapeado.
Con el equipo, lo importante son las bajas. Quien ya no trabaja aquí no debería seguir teniendo acceso a los datos de los clientes, y esa revisión rara vez se hace en septiembre, cuando toca. Febrero es el momento.
La primera boda como prueba
Conviene tratar la primera del año como lo que es: la que descubre lo que no se revisó. Un poco más de margen en el cronograma, una persona más en el montaje y un repaso final más largo.
Y una revisión después: qué faltó, qué se tardó más de lo previsto, qué nota nueva hay que escribir en el plano. Media hora el lunes siguiente que arregla la temporada entera.