El problema: cada comercial promete un aforo distinto
En un hotel con tres salas y cuatro personas vendiendo, hay doce respuestas posibles a «¿cuántos caben en el Mediterráneo?». Ninguna está mal a propósito: cada una viene de un plano distinto, de una boda que salió bien o de lo que dijo el jefe de banquetes hace dos años.
El coste no está en la diferencia entre 180 y 190. Está en que cuando el cliente compara dos correos del mismo hotel y ve dos números, deja de fiarse del hotel entero. Y en que el montaje del día lo hace quien no vendió, con el número del que sí vendió.
Una plantilla por montaje, no una por sala
Es la decisión que lo ordena todo. Una sala no tiene un aforo: tiene tantos como montajes se ofrezcan en ella. Guardar una sola plantilla por sala obliga a recalcular cada vez y devuelve el problema al punto de partida.
Lo práctico es limitar el catálogo a lo que de verdad se vende. Cinco montajes por sala grande y dos o tres por sala pequeña cubren el noventa por ciento de las peticiones; el resto se resuelve partiendo de la plantilla más parecida.
Nombrar salas y montajes para que nadie se confunda
El criterio que funciona es el más aburrido: nombre comercial de la sala, tipo de montaje y capacidad, en ese orden. «Mediterráneo · Banquete redondas 10 · 190» se entiende en el correo, en la cocina y en el office.
Lo que hay que evitar son los nombres que solo significan algo dentro: «Montaje A», «el de siempre», «el de la boda de julio». Duran hasta que entra alguien nuevo, y entonces cuestan un evento.
Quién puede cambiar una plantilla y quién no
Esta es la regla que sostiene todo lo demás. Si cualquiera puede modificar la plantilla del Mediterráneo, en tres meses hay cinco versiones otra vez, con el agravante de que ahora todas parecen oficiales.
El reparto que funciona: dirección de banquetes o jefe de sala mantienen las plantillas; los comerciales las usan y copian, y lo que tocan es la copia de su evento. Quien vende no tiene por qué poder mover una pared, y no es desconfianza: es que mover una pared en el plano cambia el aforo de todas las peticiones futuras.
Qué se gana
Una respuesta y un plano en el mismo correo, el mismo día. Para una petición corporativa, que casi siempre se está pidiendo a tres hoteles a la vez, contestar el mismo día con un plano del formato que han pedido es la diferencia entre entrar en la comparación o no entrar.
Hacia dentro se gana algo menos visible y más valioso: el montaje del sábado deja de depender de quién esté de turno. La sala se monta como dice la plantilla, y si algo no cuadra, se cambia en la plantilla y queda cambiado para todos.