El problema: cada comercial promet un aforament diferent
En un hotel amb tres sales i quatre persones venent, hi ha dotze respostes possibles a «quants hi caben, al Mediterrani?». Cap està malament a propòsit: cadascuna ve d’un plànol diferent, d’un casament que va sortir bé o del que va dir el cap de banquets fa dos anys.
El cost no és a la diferència entre 180 i 190. És que quan el client compara dos correus del mateix hotel i veu dos números, deixa de fiar-se de l’hotel sencer. I que el muntatge del dia el fa qui no va vendre, amb el número de qui sí que va vendre.
Una plantilla per muntatge, no una per sala
És la decisió que ho ordena tot. Una sala no té un aforament: en té tants com muntatges s’hi ofereixin. Desar una sola plantilla per sala obliga a recalcular cada vegada i torna el problema al punt de partida.
El pràctic és limitar el catàleg al que de debò es ven. Cinc muntatges per sala gran i dos o tres per sala petita cobreixen el noranta per cent de les peticions; la resta es resol partint de la plantilla més semblant.
Anomenar sales i muntatges perquè ningú es confongui
El criteri que funciona és el més avorrit: nom comercial de la sala, tipus de muntatge i capacitat, en aquest ordre. «Mediterrani · Banquet rodones 10 · 190» s’entén al correu, a la cuina i a l’office.
El que cal evitar són els noms que només signifiquen alguna cosa a dins: «Muntatge A», «el de sempre», «el del casament de juliol». Duren fins que entra algú nou, i llavors costen un esdeveniment.
Qui pot canviar una plantilla i qui no
Aquesta és la regla que sosté tota la resta. Si qualsevol pot modificar la plantilla del Mediterrani, en tres mesos hi ha cinc versions una altra vegada, amb l’agreujant que ara totes semblen oficials.
El repartiment que funciona: direcció de banquets o cap de sala mantenen les plantilles; els comercials les fan servir i les copien, i el que toquen és la còpia del seu esdeveniment. Qui ven no ha de poder moure una paret, i no és desconfiança: és que moure una paret al plànol canvia l’aforament de totes les peticions futures.
Què s’hi guanya
Una resposta i un plànol al mateix correu, el mateix dia. Per a una petició corporativa, que gairebé sempre s’està demanant a tres hotels alhora, contestar el mateix dia amb un plànol del format que han demanat és la diferència entre entrar a la comparació o no entrar-hi.
Cap endins es guanya una cosa menys visible i més valuosa: el muntatge del dissabte deixa de dependre de qui estigui de torn. La sala es munta com diu la plantilla, i si alguna cosa no quadra, es canvia a la plantilla i queda canviat per a tothom.