Las cinco preguntas que cambian el montaje entero
No son preguntas comerciales: son las que determinan si el evento cabe. Se hacen antes de dar un aforo y antes de bloquear la sala.
- ¿En qué formato quieren la sala? Es la que más pesa: entre auditorio y forma de U hay una diferencia de tres a uno en aforo.
- ¿Va a haber proyección o pantalla? Una pantalla se come metros de fondo y crea una zona delantera donde no se puede sentar a nadie.
- ¿Hay comida, y de qué tipo? Un coffee dentro de la sala quita superficie; un almuerzo obliga a un cambio de montaje con su tiempo y su personal.
- ¿Cuántas horas necesitan antes para montar y probar? Determina si el evento anterior puede terminar ese mismo día.
- ¿El aforo que me das incluye a los suyos? Los organizadores, los ponentes y los técnicos no suelen contarse, y son entre cinco y quince personas.
Qué implica cada formato, más allá del número
El auditorio es el que más gente mete y el que menos tolera columnas: cada obstáculo genera un cono de asientos sin visión que hay que restar. El formato escuela es el que mejor aguanta una sala irregular, porque las filas se pueden partir. El cabaret —redondas con sillas solo en la mitad que mira al escenario— es el que pide más superficie por persona de todos los que llevan mesa, y el que mejor funciona cuando hay ponencia y comida en el mismo espacio.
La forma de U tiene una trampa que se descubre montando: el aforo no lo limita la superficie sino el perímetro, así que ampliar la sala no añade plazas. A partir de unas veinticuatro personas deja de funcionar como reunión y conviene decirlo.
Audiovisuales: lo que se come una pantalla
Una pantalla de proyección no ocupa solo su ancho. Necesita distancia por delante para que las primeras filas no queden con el cuello levantado —la regla habitual es no sentar a nadie a menos de vez y media el alto de la pantalla— y, si la proyección es trasera, espacio por detrás.
En una sala de 200 m² con pantalla grande, la zona inutilizada entre pantalla y primera fila se lleva con frecuencia entre doce y veinte metros cuadrados. Sobre el plano se ve; en una conversación por teléfono, no.
Accesos y tiempos: carga, montaje y prueba de sonido
Los tres tiempos se preguntan por separado porque los cubren personas distintas. La carga la hace el proveedor audiovisual y necesita saber por dónde entra y si hay muelle o hay escaleras. El montaje de sala lo hace tu equipo. La prueba de sonido la hace el cliente, y es la que siempre se olvida al calcular la hora de apertura.
La pregunta que resuelve las tres a la vez: a qué hora tiene que estar la sala terminada para que ellos puedan probar. De ahí hacia atrás sale todo lo demás.
Qué firmar antes de bloquear la sala
El formato acordado y el aforo máximo de ese formato, en la misma frase. Es la línea que evita el conflicto más común de una sala de convenciones: se cierra un aforo con formato auditorio y tres semanas después el cliente pide mesas, que en la misma sala son la mitad de plazas.
Conviene además dejar escrito quién aporta la pantalla y quién el sonido. Es la responsabilidad que más veces se da por supuesta y la que más veces aparece a las ocho de la mañana del día del evento.