Les cinc preguntes que canvien el muntatge sencer

No són preguntes comercials: són les que determinen si l’esdeveniment hi cap. Es fan abans de donar un aforament i abans de bloquejar la sala.

  • En quin format volen la sala? És la que més pesa: entre auditori i forma d’U hi ha una diferència de tres a un en aforament.
  • Hi haurà projecció o pantalla? Una pantalla es menja metres de fons i crea una zona davantera on no s’hi pot asseure ningú.
  • Hi ha menjar, i de quin tipus? Un coffee dins la sala treu superfície; un dinar obliga a un canvi de muntatge amb el seu temps i el seu personal.
  • Quantes hores necessiten abans per muntar i provar? Determina si l’esdeveniment anterior pot acabar aquell mateix dia.
  • L’aforament que et dono inclou els seus? Els organitzadors, els ponents i els tècnics no se solen comptar, i són entre cinc i quinze persones.

Què implica cada format, més enllà del número

L’auditori és el que hi posa més gent i el que menys tolera columnes: cada obstacle genera un con de seients sense visió que s’ha de restar. El format escola és el que millor aguanta una sala irregular, perquè les files es poden partir. El cabaret —rodones amb cadires només a la meitat que mira l’escenari— és el que demana més superfície per persona de tots els que porten taula, i el que millor funciona quan hi ha ponència i menjar al mateix espai.

La forma d’U té un parany que es descobreix muntant: l’aforament no el limita la superfície sinó el perímetre, així que ampliar la sala no hi afegeix places. A partir d’unes vint-i-quatre persones deixa de funcionar com a reunió i convé dir-ho.

Audiovisuals: el que es menja una pantalla

Una pantalla de projecció no ocupa només la seva amplada. Necessita distància pel davant perquè les primeres files no quedin amb el coll aixecat —la regla habitual és no asseure ningú a menys de vegada i mitja l’alçada de la pantalla— i, si la projecció és posterior, espai al darrere.

En una sala de 200 m² amb pantalla gran, la zona inutilitzada entre pantalla i primera fila s’emporta sovint entre dotze i vint metres quadrats. Sobre el plànol es veu; en una conversa per telèfon, no.

Accessos i temps: càrrega, muntatge i prova de so

Els tres temps es pregunten per separat perquè els cobreixen persones diferents. La càrrega la fa el proveïdor audiovisual i necessita saber per on entra i si hi ha moll o hi ha escales. El muntatge de sala el fa el teu equip. La prova de so la fa el client, i és la que sempre s’oblida en calcular l’hora d’obertura.

La pregunta que resol les tres alhora: a quina hora ha d’estar la sala acabada perquè ells puguin provar. D’aquí cap enrere surt tota la resta.

Què signar abans de bloquejar la sala

El format acordat i l’aforament màxim d’aquell format, a la mateixa frase. És la línia que evita el conflicte més comú d’una sala de convencions: es tanca un aforament amb format auditori i tres setmanes després el client demana taules, que a la mateixa sala són la meitat de places.

Convé a més deixar escrit qui aporta la pantalla i qui el so. És la responsabilitat que més vegades es dóna per suposada i la que més vegades apareix a les vuit del matí del dia de l’esdeveniment.