Qué obliga la norma en un servicio de banquete
El reglamento europeo 1169/2011 no distingue entre un restaurante y un banquete: en alimentos que se venden sin envasar, la información sobre los catorce alérgenos de declaración obligatoria tiene que estar disponible para el consumidor final. Puede facilitarse por escrito o verbalmente, siempre que en este último caso haya un soporte escrito accesible y verificable del que salga esa información.
La traducción práctica para un catering: no basta con que el jefe de cocina lo sepa. Tiene que existir un papel —o su equivalente digital— donde esté escrito qué lleva cada plato, y ese papel tiene que poder enseñarse.
La diferencia entre informar y trazar
Informar es que la composición del plato esté disponible: qué lleva el segundo, si la salsa tiene mostaza. Es una obligación sobre el producto y se resuelve con la ficha técnica de cada elaboración.
Trazar es otra cosa: es poder decir, del evento del sábado, quién declaró qué y qué se hizo con esa información. No es exactamente lo mismo que exige el reglamento, pero es lo que se pide cuando algo va mal, y es lo que separa a un catering que puede explicar lo que hizo de uno que solo puede decir que lo hizo bien.
El papel que salva: quién, qué mesa, qué alérgeno
Un documento por evento con tres columnas. No hace falta más, y con menos no sirve: el nombre solo no dice dónde está la persona, y la mesa sola no dice a quién hay que mirar.
Ese documento cumple dos funciones a la vez. Antes del evento, es lo que cocina usa para preparar los platos especiales y contarlos. Durante el servicio, es lo que el jefe de sala lleva encima para saber que en la mesa 7, silla 4, hay alguien sin gluten y que ese plato sale marcado.
Cómo se transmite a sala sin que se pierda
El punto donde falla casi siempre no es cocina: es el traspaso a sala. El plato especial sale correctamente elaborado y llega a la mesa equivocada, o llega a la correcta y quien lo sirve no sabe cuál de los diez comensales es.
Lo que funciona es que la información viaje con el plano: el mismo documento que dice dónde se sienta cada uno dice también quién tiene requerimiento. Así, quien sirve la mesa 7 no tiene que recordar nada; lo tiene delante en la hoja que ya lleva. Marcar el plato en cocina y no marcar la silla en el plano es la mitad del trabajo.
Qué guardar después del evento
La lista de requerimientos del evento, las fichas de los platos servidos y el plano con la asignación de asientos. Los tres juntos reconstruyen qué se sirvió, a quién y con qué información, que es exactamente lo que se pregunta si hay una reclamación.
Sobre el plazo, la norma no fija uno para este documento en concreto. El criterio prudente es alinearlo con el que ya se aplique a los registros de autocontrol del establecimiento, y en cualquier caso conviene tenerlo definido por escrito en vez de que dependa de si alguien archivó la carpeta.