Las cuatro columnas que hacen falta y las que sobran
Nombre completo, grupo, menú y requerimientos. Con esas cuatro se puede sentar a cualquiera y se puede sacar el parte de cocina. El grupo no es obligatorio técnicamente, pero sin él sentar a doscientas personas es imposible: es lo que convierte una lista en un mapa de familias.
Lo que sobra es todo lo demás, y no por orden: por privacidad. Los teléfonos y las direcciones de los invitados son datos personales que la finca no necesita para montar una sala, y no tenerlos es la forma más simple de no tener que protegerlos.
Nombres repetidos, acentos y apellidos compuestos
En una boda de doscientos, la probabilidad de que haya dos «Maria Garcia» es alta. Si se importan como dos filas idénticas, al sentar a una se sienta a la otra en la cabeza de quien lo hace, y el error aparece el día del evento con dos personas de pie.
La solución es de la lista, no del programa: pedir el segundo apellido, o un distintivo entre paréntesis —«(tía)», «(prima)»—. Con acentos y apellidos compuestos el criterio es escribirlos como los escribe la persona; una lista con «Nuria» y otra con «Núria» genera duplicados invisibles al cruzar versiones.
Qué hacer con los «+1» y con los que no han contestado
Un «+1» sin nombre no es un invitado: es una plaza reservada. Conviene tratarlo como tal y darle un nombre provisional reconocible —«Acompañante de Pere Vila»— para que ocupe silla y cuente en el aforo, y para que se pueda cambiar por el nombre real en cuanto llegue.
Los que no han contestado son la otra mitad del problema. La regla que funciona es no sentarlos hasta que confirmen, pero contarlos en el aforo hasta la fecha de cierre: quitarlos del recuento antes de tiempo es lo que hace que después no quepan.
Menús y alergias: dónde ponerlos para que lleguen a cocina
En la ficha del invitado, no en una columna de notas libres. La diferencia es la que hay entre un dato que se puede contar y un texto que hay que leer: con el menú y los requerimientos como campos, el parte de cocina sale solo con los totales por menú y la lista de quién y en qué mesa.
Conviene además una distinción que la ley trata distinto: las etiquetas de menú —sin gluten, sin lactosa, vegetariano— no son diagnósticos médicos. La finca informa de la composición del plato; la verificación final del alérgeno es responsabilidad del establecimiento, y ese matiz conviene que esté claro en el documento que se le pasa a cocina.
La revisión antes de sentar a nadie
Cinco minutos que ahorran dos horas. Se comprueban cuatro cosas: que el total de invitados coincida con el que se ha contratado, que no haya duplicados, que todos los menús estén asignados y que los requerimientos de movilidad tengan una mesa compatible en el plano.
El último es el que más se olvida y el que peor sienta el día del evento: una silla de ruedas sentada en la mesa que da a la columna, con noventa centímetros de paso.