Les quatre columnes que calen i les que sobren
Nom complet, grup, menú i requeriments. Amb aquestes quatre es pot asseure qualsevol i es pot treure la part de cuina. El grup no és obligatori tècnicament, però sense ell asseure dues-centes persones és impossible: és el que converteix una llista en un mapa de famílies.
El que sobra és tota la resta, i no per ordre: per privacitat. Els telèfons i les adreces dels convidats són dades personals que la finca no necessita per muntar una sala, i no tenir-les és la manera més simple de no haver-les de protegir.
Noms repetits, accents i cognoms compostos
En un casament de dos-cents, la probabilitat que hi hagi dues «Maria Garcia» és alta. Si s’importen com dues files idèntiques, en asseure’n una s’asseu l’altra al cap de qui ho fa, i l’error apareix el dia de l’esdeveniment amb dues persones dretes.
La solució és de la llista, no del programa: demanar el segon cognom, o un distintiu entre parèntesis —«(tieta)», «(cosina)»—. Amb accents i cognoms compostos el criteri és escriure’ls com els escriu la persona; una llista amb «Nuria» i una altra amb «Núria» genera duplicats invisibles en creuar versions.
Què fer amb els «+1» i amb els que no han contestat
Un «+1» sense nom no és un convidat: és una plaça reservada. Convé tractar-lo com a tal i donar-li un nom provisional reconeixible —«Acompanyant de Pere Vila»— perquè ocupi cadira i compti a l’aforament, i perquè es pugui canviar pel nom real tan bon punt arribi.
Els que no han contestat són l’altra meitat del problema. La regla que funciona és no asseure’ls fins que confirmin, però comptar-los a l’aforament fins a la data de tancament: treure’ls del recompte abans d’hora és el que fa que després no hi càpiguen.
Menús i al·lèrgies: on posar-los perquè arribin a cuina
A la fitxa del convidat, no en una columna de notes lliures. La diferència és la que hi ha entre una dada que es pot comptar i un text que s’ha de llegir: amb el menú i els requeriments com a camps, la part de cuina surt sola amb els totals per menú i la llista de qui i a quina taula.
Convé a més una distinció que la llei tracta diferent: les etiquetes de menú —sense gluten, sense lactosa, vegetarià— no són diagnòstics mèdics. La finca informa de la composició del plat; la verificació final de l’al·lergen és responsabilitat de l’establiment, i aquest matís convé que quedi clar al document que es passa a cuina.
La revisió abans d’asseure ningú
Cinc minuts que estalvien dues hores. Es comproven quatre coses: que el total de convidats coincideixi amb el contractat, que no hi hagi duplicats, que tots els menús estiguin assignats i que els requeriments de mobilitat tinguin una taula compatible al plànol.
L’últim és el que més s’oblida i el que pitjor cau el dia de l’esdeveniment: una cadira de rodes asseguda a la taula que dóna a la columna, amb noranta centímetres de pas.