El coste no está en el plano, está en la mañana del sábado

Dibujar mal un plano no cuesta nada: cuesta lo que pasa cuando el plano se lleva al salón. Las mesas ya están colocadas y vestidas, el catering está descargando, y alguien mide con los ojos el hueco entre la mesa 12 y la columna y dice que por ahí no pasa una bandeja. A partir de ese momento todo lo que se haga es caro, porque se hace con el reloj en contra y con gente ya pagada esperando.

La cuenta que casi nunca se hace: si esto ocurre en tres bodas de una temporada de cuarenta, el coste anual está por encima de lo que cuesta el programa de sala durante varios años.

Los cuatro errores que salen caros, por orden de frecuencia

No son errores de diseño ni de gusto. Los cuatro son de medida, y los cuatro se detectan antes con un plano a escala.

  • Medir la distancia entre bordes de mesa en vez de entre centros: al sentarse, las sillas retroceden entre 40 y 50 cm y el paso desaparece.
  • Contar el aforo declarado de la licencia como aforo de banquete: la licencia cuenta personas, no mesas con paso de servicio alrededor.
  • Olvidar el espacio del montaje que no son mesas: barra, buffet, pista, escenario, mesa de regalos y el paso del fotógrafo.
  • No dejar la vía de evacuación libre en línea recta: es lo único de la lista que además es una infracción, no solo una molestia.

Cómo calcular el coste en tu propia sala

Con tres datos que ya tienes. El primero, el coste por hora de una persona de montaje con sus cargas. El segundo, cuántas personas hacen falta para mover una mesa vestida en tu sala, que casi siempre son dos o tres. El tercero, cuántas veces la última temporada hubo que recolocar con el salón montado, que lo sabe el maître sin mirar nada.

Multiplicando los tres sale un número que suele sorprender, y que sirve para lo importante: dejar de tratar la planificación como una tarea administrativa y empezar a tratarla como lo que es, la parte del evento donde se decide el margen.

Lo que no aparece en la cuenta y pesa más

El servicio lento. Cuando el paso de servicio se queda en sesenta centímetros, los camareros no dejan de trabajar: trabajan peor. Los platos salen igual de rápido de cocina y llegan más tarde a la mesa, el segundo plato se solapa con los discursos y la sensación del cliente es que «el servicio iba justo», aunque el número de camareros fuera el correcto.

Esa sensación es la que decide si la finca se recomienda. Y es, de todo lo que hay en esta cuenta, lo único que no se puede recuperar con horas extra.