El que només sap una persona

No són secrets: són detalls que s’aprenen muntant. Que a la cantonada nord-est el terra té un desnivell i les taules coixegen; que la porta de l’office obre cap endins i es menja seixanta centímetres; que a la taula que dóna a la columna ningú veu la presidencial i sempre acaba havent-hi una queixa.

Cadascun d’aquells detalls costa un esdeveniment aprendre’l. Quan la persona que els sap se’n va, la finca no perd una nòmina: perd trenta detalls que tornarà a aprendre un a un, i cadascun amb la seva incidència davant d’un client.

El plànol com a memòria de l’espai

La diferència entre un manual i una nota sobre el plànol és que del manual cal recordar-se’n de llegir-lo. Una nota escrita al punt exacte de la sala apareix quan s’està muntant aquell punt, que és l’únic moment en què serveix per a alguna cosa.

Aquest és el criteri per decidir on escriure cada cosa: on s’hagi de llegir. Un document de «particularitats de la sala» en una carpeta compartida no l’obre ningú; una nota a la cantonada nord-est del plànol la veu qui col·loca aquella taula.

Notes de servei: el que cal escriure encara que sembli obvi

La regla és escriure el que s’explicaria a algú nou el primer dia. Si en una explicació oral es diria «ah, i vés amb compte amb…», això va escrit.

  • Els punts on no es col·loca taula, i el motiu. El motiu importa: sense ell, algú la col·loca igualment pensant que la nota és obsoleta.
  • Per on entra cada proveïdor i quina alçada té aquella porta.
  • On són els quadres elèctrics i quin circuit aguanta el bufet calent.
  • Quines taules tenen mala visió de l’escenari o de la presidencial, per no asseure-hi la família directa.
  • Quant es triga de debò a cada tasca de muntatge en aquella sala concreta.

Com es forma algú nou

Amb els plànols de la temporada passada, no amb un manual. Algú que entra al març pot veure quinze muntatges reals d’aquella mateixa sala, amb les seves notes i les seves incidències, i en una tarda entén l’espai millor que amb dues setmanes d’explicacions.

És a més la manera que la formació no depengui que la persona que en sap tingui temps. En temporada alta ningú té una tarda lliure per ensenyar; els plànols sí que hi són.

El cost real que marxi sense documentar

Es pot estimar. Si la persona que marxa acumulava trenta detalls i cadascun es torna a aprendre amb una incidència, i una incidència mitjana costa entre una estona de feina extra i un detall al client, el compte d’una temporada és fàcilment de diversos milers d’euros. A això s’hi suma el que no es veu: els mesos en què l’equip va amb menys seguretat.

Documentar-ho, en canvi, és una tasca de minuts repartida: cada vegada que apareix un detall nou, s’escriu al plànol. No hi ha cap projecte de documentació a fer; cal escriure la nota el dia que s’aprèn.