Pas 1: Agrupar per afinitat i edats abans de tocar el plànol
L’error comú és començar a asseure gent taula per taula. El primer que cal fer és crear llistes temàtiques: família materna, família paterna, grup d’universitat, amics de l’escola i compromisos de feina.
No intentis "forçar amistats" asseient desconeguts amb idees molt dispars a la mateixa taula. Els casaments funcionen millor quan cada convidat coneix almenys dues persones de la seva taula amb qui comparteix temes de conversa.
Pas 2: Gestionar baixes i canvis d’última hora
A tots els casaments es produeixen entre un 5% i un 10% de cancel·lacions en les darreres 72 hores per motius laborals, imprevistos o salut.
Tenir el seating plan en un programari interactiu com MisePlan permet reubicar un convidat o compactar una taula en 5 segons sense haver de redibuixar tot l’esquema ni ratllar llistes a mà en paper.
Pas 3: Passar el part d’al·lèrgens i menús especials al càtering
El maître i el xef necessiten saber no només que hi ha 4 celíacs i 2 vegetarians, sinó exactament a quina taula i a quina cadira s’asseu cadascun.
Un bon protocol assigna a cada plat especial el número de taula i seient perquè el cambrer serveixi el plat correcte sense haver de preguntar en veu alta "¿qui era l’al·lèrgic a la fruita seca?".